Après le devis et la signature du contrat de votre projet BTP, vous devez faire face à une autre tâche administrative : la facturation. En effet, vous avez l’obligation d’établir plusieurs types de factures tout au long de votre prestation. Explications !
La facture d’acompte : un indispensable dans la gestion de votre projet BTP
La facture d’acompte est un acte important en matière de comptabilité d’un projet BTP. Elle sert tant les intérêts de votre entreprise de BTP que ceux de vos clients. Pour cette raison, établissez-la à l’aide d’un outil performant tel que Organilog : Logiciel pour la facturation dans le BTP afin de ne pas y commettre d’erreurs.
Pour vous, cette facture est le moyen idéal pour recevoir des paiements réguliers tout au long du projet BTP. Les acomptes perçus vous permettent de couvrir les frais de premier ordre. Ce sont entre autres :
la mobilisation des ressources humaines, en l’occurrence les ouvriers indépendants ;
l’achat des matériaux de construction ;
la location des machines.
La facture d’acompte est aussi nécessaire pour le maintien d’une bonne trésorerie au cours du projet BTP.
En ce qui concerne votre client, cette première facture lui offre une vue globale sur les différents coûts du projet. Par ailleurs, elle permet au client de mieux suivre les différentes phases de la construction.
Il peut donc s’assurer de votre ponctualité dans l’exécution des travaux. Outre le suivi de l’avancement du projet, la facture d’acompte favorise une meilleure planification des dépenses chez votre client.
La facture de situation de votre projet BTP
Tout aussi importante que la facture d’acompte, la facture de situation joue deux rôles importants. En premier lieu, elle sert à étendre adéquatement le règlement du coût global de votre projet BTP. En second lieu, elle participe à une communication transparente avec votre client.
Ce document comptable doit mentionner chaque ouvrage du projet BTP ainsi que son taux de réalisation. Le montant à mettre sur la facture d’état d’avancement dépend du niveau d’évolution des travaux.
La facture de situation doit être établie et envoyée à votre client à la fin de chaque mois. À défaut, elle doit être générée à une date préalablement déterminée dans le contrat d’exécution du projet BTP.
Son établissement doit être précédé d’une vérification des travaux en cours par les responsables de la maîtrise d’ouvrage, tels que :
l’entreprise locataire ;
le maître d’œuvre ;
le maître d’ouvrage.
La facture de situation BTP permet donc une mise à jour financière du projet à chaque échéance.
La facture d’autoliquidation TVA (en cas de sous-traitance)
Cette facture est utile pour simplifier la facturation ainsi que la déclaration de la TVA des entreprises sous-traitantes sur un projet BTP. Elle est donc requise lorsque les travaux BTP sont réalisés par une organisation sous-traitante pour le compte de votre entreprise.
La facture d’autoliquidation TVA contraint votre sous-traitant à ne pas inclure la Tva dans son document de facturation. La prise en charge de la taxe sur valeur ajoutée revient à votre entreprise.
Ce traitement des factures de sous-traitance est applicable à la majorité des travaux exécutés lors de votre projet BTP. En revanche, les services de nettoyage et la location de matériel représentent des exceptions à cette règle.
Le mécanisme d’établissement de cette facture se fait en deux étapes. Pour commencer, votre sous-traitant vous adresse sa facture en y mettant des montants hors taxe et en apposant la mention « Autoliquidation ».
Une fois la facture de sous-traitance reçue, votre entreprise doit autoliquider la TVA. À cet effet, votre facture d’autoliquidation TVA requiert donc de la concentration et de la rigueur dans sa réalisation. L’usage d’un logiciel de facturation BTP est idéal pour éviter les erreurs.
La facture finale ou de clôture des travaux BTP
Communément appelé la facture de solde, ce document comptable marque la fin de votre projet BTP. En établissant la facture finale, vous clôturez l’aspect financier de votre chantier. Son principal rôle est de notifier à votre client le montant de son dernier acompte.
Toutefois, cette facture sert aussi à faire un bilan financier de votre projet BTP. Autrement dit, elle offre un récapitulatif du coût total de votre projet BTP et des acomptes déjà reçus. Ainsi, votre donneur d’ordre prend connaissance du solde dû pour régler l’intégralité de votre service.
Au vu de son importance, la facture de solde doit être claire et précise. À cet effet, insérez bien les mentions légales obligatoires. Aussi, structurez correctement ce document afin d’en rendre la lecture facile et compréhensive.
La facture d’avoir (en cas de modification)
La facture d’avoir ou la note de crédit est requise pour effectuer un changement sur votre facture d’origine. Les modifications éventuelles pouvant conduire à ce document comptable BTP sont :
la correction d’une erreur ;
l’application d’une réduction ;
l’insertion d’une nouvelle donnée.
Dans l’un des cas ci-dessus, vous êtes contraints d’établir une facture d’avoir pour éviter la suppression de l’acte de facturation originel du projet BTP.
En effet, l’annulation de facture est interdite par la loi. Par conséquent, vous ne pouvez avoir recours qu’à la facture d’avoir pour un ajustement des termes préalablement prévus.
Bon à savoir : le total de la facture d’avoir est à considérer comme le Net à déduire de la facture d’origine.
