Une réunion de chantier efficace, ça s'apprend !
S'il y a bien une chose que tous ceux qui travaillent dans le secteur de la construction savent, c'est que nos réunions peuvent parfois ressembler à une bataille royale. Non seulement ces séances gourmandes en temps interrompent notre journée de travail, mais elles peuvent aussi se transformer en marathons argumentatifs sans fin. Alors, comment rendre ces réunions plus efficaces? Voici dix astuces éprouvées.
1. Préparez une liste de points à aborder
Cela peut sembler une évidence, mais un plan de réunion peut faire des merveilles. Cela permet à tout le monde de savoir à quoi s'attendre et de se préparer en conséquence.
2. Limitez le nombre de participants
Eh oui, on sait tous comment ça se passe : plus on est de fous, plus on rit. Ou pas. En réalité, plus il y a de personnes dans la salle, plus on risque de se perdre en tangentes inutiles.
3. Timez vos sujets de discussion
Me rappelle d'une blague : La meilleure façon de garantir une réunion rapide est de la tenir debout... dans le froid... sans manteau. À défaut, limitez le temps alloué à chaque sujet.
4. Favorisez la participation active
Une personne qui parle et neuf qui écoutent (ou feignent d'écouter). Essayer de capter l'attention de tous et encourager la participation active
5. Utilisez des outils de gestion de projet
Des outils numériques peuvent aider à gérer l'organisation et le suivi des tâches entre les réunions.
6. Soyez clair sur les rôles et responsabilités
Chaque personne devrait sortir de la réunion en sachant exactement ce qu'elle doit faire ensuite.
7. Faites un résumé de fin de réunion
Un rappel des points clés et des engagements pris pendant la réunion pourra permettre de mieux mémoriser les actions à mener.
8. Ne craignez pas le silence
Faites comme un bon vieux western : parfois, le silence est d'or. Un peu de silence peut permettre aux gens de réfléchir avant de prendre la parole.
9. Evitez les distractions
Bien qu'il soit tentant de vérifier ses emails pendant une discussion moins intéressante, la tentation doit être résistée.
10. Laissez place à l'humour
Une petite dose d'humour permet souvent de détendre l'atmosphère et de rendre la réunion plus agréable.
Bien sûr, chaque équipe est différente, et ce qui fonctionne pour une équipe ne fonctionnera peut-être pas pour une autre. Cependant, en tenant compte de ces conseils, vous pouvez créer un climat propice à des réunions de chantier efficaces, productives et même... agréables.
Alors, comme dirait l'autre : faites des réunions, mais faites-les bien !
